NFS-e São Paulo: Tudo o que você precisa saber

É um prestador de serviço e precisa emitir a NFS-e em São Paulo? Continue lendo e saiba todos os detalhes e particularidades da NFS-e São Paulo.

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Empreender no Brasil, além das atividades de planejar, produzir, comprar e vender, também são exigidas habilidades para lidar com burocracias e pagamento de impostos. No âmbito das burocracias, as empresas prestadoras de serviço possuem a obrigação acessória de emitir um documento fiscal eletrônico que formalize as operações realizadas chamado de Nota Fiscal de Serviço Eletrônica (NFS-e).

O que é a Nota Fiscal de Serviço (NFS-e)?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é o documento emitido e armazenado eletronicamente, com o objetivo de registrar as operações relativas à prestação de serviços. Este documento substitui as Notas Fiscais Convencionais (impressas em papel) relacionadas a cobrança de Imposto Sobre Serviços (ISS), autorizadas pelo Município e impressas em gráfica.

No início da criação da NFS-e no final de 2007, a ABRASF tentou instituir um padrão a ser adotado por todos municípios, o chamado modelo ABRASF, entretanto, cada município adaptou ou instituiu seu próprio modelo, portanto, o funcionamento da nota de serviço pode variar de prefeitura para prefeitura.

Importante ressaltar que no final do ano de 2018 a Receita Federal e Município iniciaram nova tentativa de se padronizar nacionalmente a Nota Fiscal Eletrônica, na chamada  NFS-e Nacional

Não há prazo ainda, mas a invoiSys está engajada neste projeto para trazer esse novo modelo para todas as empresas do Brasil. Se inscreva em nossa Newsletter para não perder novidades do projeto.

Como emitir a NFS-e em São Paulo

Para emitir a NFS-e em São Paulo, é necessário ter um CNPJ, possuir uma inscrição municipal e realizar um credenciamento junto a Prefeitura de São Paulo. Além disso, é preciso ter um certificado digital para comprovar a autenticidade de sua empresa na assinatura da nota, de preferência o A1.

A prefeitura disponibiliza um Portal Web, onde é possível cadastrar o tomador do serviço (comprador/destinatário), criar uma NFS-e, assinar digitalmente com o certificado digital, transmitir para aprovação da Prefeitura e disponibilizar automaticamente a NFS-e pelo próprio e-mail da prefeitura ao tomador do serviço (comprador/destinatário), caso ele tenha e-mail cadastrado.

Como emitir a NFS-e para empresas com várias filiais em municípios diferentes?

O Portal Web da prefeitura possui algumas funcionalidades básicas e costuma atender bem empresas pequenas, localizadas em apenas um município, poucas emissões de notas e que não possuem sistema de gestão.

O problema começa aparecer para empresas que possuem filiais em vários municípios, grandes emissões de notas e que precisam automatizar cada vez mais seus processos internos. Normalmente essas empresas precisam disponibilizar a NFS-e para vários destinatários do cliente de forma automática.

Esses tipos de empresas precisam integrar seu Sistema de Gestão (ERP ou outros), fazendo com que uma venda em seu Sistema de Gestão já vá automaticamente para a prefeitura, tendo menos trabalho manual e mais inteligência em sua operação.

Nesse momento pode ser interessante um parceiro especialista em notas fiscais eletrônicas como a invoiSys que possui formatos de emissão de NFS-e pela próprio Emissor da Plataforma ou via Integração por API já integrado com centenas de prefeituras.

Eventos da NFS-e São Paulo

As notas fiscais eletrônicas se caracterizam por possuírem eventos. Abaixo te explicamos resumidamente os eventos da NFS-e.

Emissão da Nota

Resumidamente, a NFS-e precisa ser emitida on-line quando houver prestação de serviço. Na prática há vários momentos em que as empresas emitem a NFS-e: Em uma venda ou faturamento antecipado, na prestação do serviço, após a prestação do serviço. A NFS-e deve conter a descrição dos serviços prestados e a discriminação dos valores e impostos incidentes sobre a operação.

Recibo Provisório

Quando o estabelecimento não possui internet e não consegue momentaneamente fazer a Emissão da Nota, poderá utilizar-se do artifício do RPS, um recibo provisório, emitido ao tomador do serviço e em momento determinado pela lei transformado em NFS-e. Abaixo explicamos detalhadamente.

Guia de ISS

O imposto que cabe ao município, o ISS, será apurado, pela sua contabilidade, sobre as notas emitidas no mês anterior e cujo os serviços foram prestados (aqui há um pulo do gato) e pago até o 10º dia do mês subsequente ao da emissão da nota.

Cancelamento

A NFS-e pode ser cancelada em dois momentos, antes do recolhimento do imposto (mais fácil) ou após o recolhimento do imposto de forma administrativa (mais difícil), mas há detalhes que te mostramos a seguir.

Carta de Correção

Alguns municípios disponibilizam essa funcionalidade para correção de campos que não interferem em informações cruciais da NFS-e, assim como já funciona a CC-e na NF-e. Neste tópico, mostraremos qual campo é passível de mudança com a carta de correção em São Paulo.

Substituição de NFS-e

A substituição consiste na emissão de uma nova NFS-e com o intuito de substituir uma nota de serviço eletrônica já emitida, assim sanando/corrigindo algum dado incorreto informado anteriormente. Aqui mostraremos os campos que podem ser alterados.

No final da matéria, disponibilizamos um exemplo prático de como fazer um cancelamento de NFS-e, cujo ISS ainda não foi recolhido, pelo site da Prefeitura de São Paulo. Venha conferir!

Recibo Provisório de Serviços (RPS) em São Paulo

O Recibo Provisório de Serviços (RPS) é o documento que deverá ser usado por emitentes da NFS-e no eventual impedimento da emissão “on-line” da NFS-e. Também poderá ser utilizado pelos prestadores sujeitos à emissão de grande quantidade de NFS-e, nesse caso, o prestador emitirá o RPS para cada transação e providenciará sua conversão em NFS-e mediante o envio de arquivos (processamento em lote).

O RPS deverá ser substituído por NFS-e até o 10º (décimo) dia subsequente ao de sua emissão, não podendo ultrapassar o dia 05 (cinco) do mês subsequente ao da prestação de serviços no caso de tomador responsável pelo recolhimento do ISS. O prazo inicia-se no dia seguinte ao da emissão do RPS, não podendo ser postergado caso vença em dia não útil.

Não há modelo padrão para o RPS, ele deverá ser confeccionado ou impresso contendo todos os dados que permitam a sua conversão em NFS-e, em especial, o CPF ou o CNPJ do tomador de serviços. também deverá ser emitido em 02 (duas) vias, sendo a 1ª entregue ao tomador de serviços, ficando a 2ª em poder do prestador dos serviços.

IMPORTANTE: A não conversão do RPS em NFS-e equipara-se à não emissão de documento fiscal e sujeitará o prestador de serviços às penalidades previstas na Legislação municipal.

Cancelamento da NFS-e São Paulo

A NFS-e em São Paulo poderá ser cancelada pelo emitente em dois momentos:

Antes do pagamento do Imposto.

Como o pagamento da Guia do ISS vence no dia 10 do mês subsequente as emissões, esse procedimento é rápido, fácil e indolor (sim, pois verás como é cancelar após o imposto pago), bastando cancelar no portal da prefeitura ou através de sua integração.

Caso a guia de recolhimento já tenha sido emitida, faz-se necessário o cancelamento da referida guia para que seja possível o cancelamento da NFS-e.

Cancelamento da NFS-e após o pagamento do Imposto

Após o recolhimento do imposto, a NFS-e em São Paulo somente poderá ser cancelada por meio de processo administrativo (atendimento mediante agendamento prévio), obedecido o prazo limite (06 meses). Essa é a maneira complicada, já que é necessário agendar um atendimento físico e reunir alguns documentos obrigatórios, além disso, o cancelamento não será instantâneo, o trâmite pode levar alguns dias para que seja finalizado.

Abaixo damos um exemplo onde ocorreu a necessidade de efetuar um cancelamento após o recolhimento do imposto:

O serviço não foi prestado

O serviço não foi prestado, mas a empresa recolheu o imposto sobre essa nota. Nesse caso, você tem até 6 meses para cancelar essa nota de acordo com a burocracia abaixo:

• Requerimento do interessado, constando o nome ou razão social, número de inscrição no CCM, número de inscrição no CNPJ ou CPF, endereço completo, telefone para contato, exposição clara do pedido e todos os elementos necessários à sua prova;
• Atos constitutivos da pessoa jurídica e ata de eleição do representante legal ou documento equivalente;
  RG e CPF do signatário;
• Identificação da NFS-e a ser cancelada;
• Caso a restituição seja referente ao ISS próprio, apresentar declaração de terceiro (tomador do serviço) que autorize o prestador do serviço a pleitear a restituição, nos termos do artigo 166 do Código Tributário Nacional – CTN. Esta declaração deverá ser assinada, com firma reconhecida pelo tomador do serviço pessoa física ou, caso seja pessoa jurídica, pelo representante legal ou procurador, e vir acompanhada do contrato social ou estatuto onde constem os poderes do signatário da declaração;
• Caso a declaração seja referente ao ISS responsável tributário, apresentar declaração de terceiro (prestador do serviço) que autorize o tomador do serviço a pleitear a restituição, nos termos do artigo 166 do Código Tributário Nacional – CTN. Esta declaração deverá ser assinada, com firma reconhecida pelo prestador do serviço pessoa física ou, caso seja pessoa jurídica, pelo representante legal ou procurador, e vir acompanhada do contrato social ou estatuto onde constem os poderes do signatário da declaração.

Impedimento do Cancelamento da NFS-e

Em alguns casos, ocorre o impedimento do cancelamento da nota, abaixo descrevemos os cenários e especificamos como cada um deles pode ocorrer:

• Impedimento de cancelamento de NFS-e pelo não pagamento dos serviços prestados
  O fato gerador do ISS é a prestação do serviço. Caso tenha sido emitida uma NFS-e para um serviço efetivamente prestado, o ISS será devido e não será possível seu cancelamento simplesmente pelo motivo do serviço não ter sido pago pelo tomador.
• Impedimento de cancelamento de NFS-e bloqueada
  Os bloqueios contra o cancelamento da NFS-e são resultado de ações dos contribuintes, tomadores ou da própria administração.
• NFS-e em parcelamento
  Não é possível cancelar NFS-e que estejam selecionadas para parcelamento de débitos tributários (PAT ou PPI).
• NFS-e em arquivo de repasse de Plano de Saúde
  O prestador de serviços não poderá cancelar uma NFS-e que tenha sido utilizada como parte do arquivo de repasses pelos prestadores dos serviços de plano de saúde e congêneres. Na hipótese da prestação de serviços de saúde sujeita aos repasses a que se refere o artigo 2º da Instrução Normativa SF/SUREM nº 1, de 18 de março de 2013, o cancelamento da NFS-e pelo prestador de serviços de saúde somente pode ser realizada se a nota for retirada do arquivo de repasses pelos prestadores dos serviços de plano de saúde e congêneres.
• NFS-e aceita pelo responsável tributário
  Para as NFS-e com imposto retido pelo responsável tributário, não será possível efetuar seu cancelamento após a NFS-e ser aceita.

Carta de Correção na NFS-e

Na NFS-e emitida em São Paulo, é permitida a utilização de carta de correção para regularização de erro ou omissão ocorrida na emissão de NFS-e, apenas para alterações relativas ao campo DISCRIMINAÇÃO DOS SERVIÇOS, ou seja, para qualquer outra informação não será permitido seu uso.

Substituição da NFS-e SP

A substituição consiste na emissão de uma nova NFS-e a partir da identificação da nota fiscal a ser substituída. Isso porque há casos que o contribuinte simplesmente precisa trocar uma NFS-e válida, cujo ISS já pode ter sido recolhido, mas emitida com algum dado incorreto.

Portanto, com a substituição será permitido ao emitente a modificação dos campos de preenchimento obrigatório, o que resulta em:

1. Cancelamento da NFS-e substituída;
2. Emissão de NFS-e substituta, distinta da original.

Vale lembrar que o número da NFS-e substitutiva será diferente, mas a data deve coincidir com a do documento original.

Os campos declaratórios que podem ser corrigidos pela substituição da NFS-e são:

Local de incidência:

• Tributado em São Paulo;
• Tributado Fora de São Paulo;
• Exportação de serviços.]

Natureza da operação:

• Normal;
• Isento;
• Imune;
• Suspenso / Decisão Judicial.

Demais itens:

• Sufixo do CNPJ (a raiz do CNPJ deve ser mantida);
• Código de Serviço;
• Alíquota de ISS (nos casos de Tributação Fora de São Paulo ou nota emitida com retenção de ISS por prestador inscrito no Simples Nacional);
• Discriminação do Serviço;
• Valor Total dos Serviços;
• Valor Total das Deduções;
• ISS Retido pelo Tomador: “Sim” ou “Não”;
• Informações sobre tributos federais.

Após o prazo de 06 (seis) meses, contados a partir da data do fato gerador, não será possível a substituição da nota. Neste caso o prestador deverá emitir a nota substituta via RPS para a respectiva data do fato gerador e solicitar o cancelamento da NFS-e emitida incorretamente por processo administrativo na Praça de Atendimento, mediante agendamento prévio, ao qual deverão ser apresentados os seguintes documentos:

• Requerimento do interessado constando o nome ou razão social, número de inscrição no CCM, número de inscrição no CNPJ ou CPF, endereço completo, telefone para contato, exposição clara do pedido e todos os elementos necessários à sua prova;
• Contrato social;
• RG e CPF do signatário;
• Identificação da NFS-e a ser cancelada bem como da NFS-e que a substituiu.

O prestador de serviços poderá solicitar que o pagamento do ISS da NFS-e cancelada seja realocado para o da NFS-e que a substituiu ou solicitar a restituição do valor recolhido.

Observação: o prestador dos serviços que solicitar restituição de ISS que tenha sido recolhido pelo tomador dos serviços, deverá obter deste a autorização para recebê-la e juntar essa autorização ao requerimento (CTN, Lei 5.172/66, art. 166).

Exemplo de cancelamento antes do recolhimento do imposto no site da Prefeitura de São Paulo

O caminho mais fácil é o cancelamento da nota antes do recolhimento do imposto, como você pode ter notado lendo os tópicos acima. Fizemos um guia rápido de como efetuar esse cancelamento no site da Prefeitura de São Paulo, veja:

Após acessar o site da NFS-e da Prefeitura de São Paulo, basta entrar no menu de “Consulta NFS-e” e clicar em “Notas emitidas”.

Após consultar as notas, selecione a que deseja cancelar, cujo ISS ainda não tenha sido recolhido, e por fim, clique em “Cancelar” na coluna “Situação”.

Atente-se que a coluna “Situação” pode apresentar 03 status diferentes, sendo:

• Normal: neste caso, será necessário primeiramente cancelar a guia de pagamento, para depois cancelar a NFS-e (Caso a NFS-e tenha sido emitida com a opção “ISS Retido”, o próprio tomador deverá efetuar o cancelamento da guia).
• Normal CANCELAR: este é o caso onde a guia de pagamento ainda não foi gerada, basta clicar em “CANCELAR”, como descrevemos acima, para cancelar sua NFS-e;
• Substituída: aparecerá quando uma NFS-e foi cancelada por meio do procedimento de substituição.

Se após cancelar a guia de pagamento da nota e mesmo assim a opção “Cancelar” não ficar disponível, algum impedimento pode ter ocorrido, como nos casos citados no tópico de impedimento do cancelamento.

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