O que é NFS-e?

 

Se você tem dúvidas ou quer saber mais sobre a NFS-e (Nota Fiscal de Serviço Eletrônico) confira nesse artigo tudo sobre este documento fiscal!

Neste artigo iremos falar sobre:

1. O que é NFS-e
2. Por que surgiu?
3. Quais são os benefícios da NFS-e?
4. Como emitir?
5. Desafios da NFS-e
6. Software Emissor

O que é NFS-e?

A Nota Fiscal de Serviços Eletrônica (NFS-e) é um documento fiscal digital, que documenta as operações de prestação de serviços das empresas. Esse documento é adotado pelas prefeituras do país com a finalidade de monitorar as operações comerciais das empresas e controlar a arrecadação de impostos do município.

A NFS-e é emitida pelo prestador de serviço e é gerada, interligada e armazenada junto ao município da empresa, ou seja, a nota deve ser lançada juntamente a prefeitura em que o CNPJ está inscrito.

O principal imposto incidente sobre as operações de prestação de serviço é o ISSQN (Imposto Sobre Serviços de Qualquer Natureza), que é um tributo arrecadado pelas prefeituras e possui alíquotas diferentes para cada tipo de serviço prestado pelas empresas. Para as empresas, também conhecidas como emissoras ou contribuintes, ao emitirem uma NFS-e é importante a observação de diversos fatores, como: data de adoção da NFS-e (data de obrigatoriedade); sistema emissor de cada município; formatos e preenchimento de cada layout; formalidades de cada munícipio para emissão desse documento; possibilidade de integração com sistema de gestão; entre outros fatores.

Neste texto ajudamos a desvendar alguns segredos da NFS-e, boa leitura!

Por que surgiu a NFS-e?

Em princípio podemos recorrer a história para relembrar que as notas fiscais eram “analógicas” e que as empresas tinham uma burocracia muito grande. As informações das prestações de serviços eram preenchidas manuscritamente e para se fornecer uma via ao cliente era preciso utilizar uma folha carbono entre as folhas para que o serviço fosse “registrado” na via do cliente. Além disso, a empresa precisava guardar essas notas fiscais em arquivos físicos por pelo menos 5 anos. Quando uma prefeitura sabia sobre o que foi prestado de serviço em seu município? Invariavelmente, somente se ela fosse fiscalizar as empresas instaladas em seu município e pedisse para “auditar” esses arquivos guardados. Conseguiu imaginar a confusão e o tamanho dos custos envolvidos? Pois é, isso é parte do que chamamos de Custo Brasil.

Por isso, para garantir agilidade, organização e flexibilidade, surgiu em uma parceria entre a Receita Federal e a Abrasf (Associação Brasileira das Secretarias de Finanças das Capitais) a Nota Fiscal de Serviço Eletrônica, substituindo a emissão de notas impressas pelas eletrônicas. O projeto de parceria então, garantiu a redução de custos e otimizou o controle financeiro das empresas, além de ter aumentado o controle e fiscalização para as Prefeituras.

Entretanto, cada prefeitura precisaria aderir a esse modelo digital, fato é que até hoje vemos algumas prefeituras que exigem um modelo digital – Somos mais de 5.500 municípios no Brasil, e ninguém disse que seria fácil, não é mesmo?

Quais são os benefícios da NFS-e?

Através da digitalização deste documento, o emissor deve somente informar os dados necessários no portal on-line, padronizando e melhorando a qualidade das informações. Segundo o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital): “Esse projeto visa o benefício das administrações tributárias padronizando e melhorando a qualidade das informações, racionalizando os custos e gerando maior eficácia, bem como o aumento da competitividade das empresas brasileiras pela racionalização das obrigações acessórias (redução do custo-Brasil), em especial a dispensa da emissão e guarda de documentos em papel.”

Na prática, isso significa dizer que para os órgãos reguladores a digitalização garante mais eficiência na fiscalização e identificação de possíveis sonegações de impostos. Já que, além de melhorar a qualidade das informações, a NFS-e é transferida automaticamente para a prefeitura, que terá em mãos uma cópia do e-doc.

Para os as pessoas jurídicas, também existem diversos benefícios:

• Redução de custos com a impressão e armazenagem da NFS-e;
• Mais segurança na emissão e recebimento da nota, já que não há riscos de perda, ou adulteração do documento;
• Com a emissão digital os cálculos de impostos são automaticamente calculados, reduzindo as chances de erros na tributação.

Quais os principais elementos e eventos de uma Nota Fiscal de Serviço ?

 

Os eventos são ocorrências registradas na Secretaria da Fazenda por uma das partes envolvidas no serviço.

 

1. Emissão On-line
2. Emissão em Contingência (RPS)
3. Cancelamento
4. Inutilização
5. Alguns municípios iniciaram a adoção de uma espécie de Manifestação do Destinatário (popularmente conhecida na NF-e), onde o tomador do serviço deve indicar se o serviço ocorreu ou não.

Como emitir a NFS-e? 

Para emitir a NFS-e, você precisa de um cadastro fiscal no município em que irá atuar. Após a autorização do cadastro, você já pode emitir sua nota!  Para a emissão, basta acessar o site ou endereço online indicado pela sua prefeitura. Em geral, você irá acessar um Sistema Emissor, fornecido pela prefeitura, onde poderá cadastrar o tomador do serviço (cliente), preencher a descrição do serviço prestado, os valores envolvidos, informar o valor dos impostos incidentes sobre a operação comercial e as informações necessárias solicitadas no sistema. Pronto, clique em emitir e sua nota será enviada para autorização e registro na prefeitura e ao seu destinatário, ou seja, seu tomador do serviço que é o cliente.

Em alguns casos, pode existir alguns contratempos na emissão, como:

• O sistema da prefeitura está instável ou fora do ar;
• Falta de conexão de internet;
• Ausência de conectividade em tempo integral com a Secretaria da Fazenda.

Por isso muitas prefeituras adotam um documento temporário, chamado RPS (Recibo Provisório de Serviços) , que deve ser utilizado quando ocorra alguns dos contratempos acima. Neste caso, o RPS funciona como um documento prévio e tem um prazo de até 10 dias, dependendo da prefeitura, para ser transformado em NFS-e e transmitido para a prefeitura, sendo de responsabilidade do emissor realizar essa alteração.

Assim como a NFS-e, cada município também possui um padrão distinto de RPS, por isso fique atento as diretrizes e padrões de cada munícipio!

A outra forma de emitir a NFS-e seria de forma automatizada, integrada a um sistema de gestão. Essa forma é mais utilizada por empresas com grandes volumes de notas fiscais de serviço ou por empresa que possuem unidades ou filiais em diversos municípios. Imagine os usuários de uma empresa emitindo nota por nota, prefeitura por prefeitura – Isso seria um desperdício de tempo e dinheiro, não é mesmo? – portanto muitas empresas nessa situação buscam uma forma mais eficiente e inteligente de emitir notas fiscais.

Principais Desafios da NFS-e

Atualmente, temos 5570 cidades no Brasil, o que gera uma grande complexidade no processo de emissão de notas em diferentes municípios. Sendo assim listamos os TOP 10 problemas ou desafios da NFS-e:

1. Cada cidade define um layout diferente para sua NFS-e;
2. As prefeituras possuem regras de preenchimento diferentes entre elas;
3. As prefeituras não possuem suporte adequado para as empresas;
4. A maioria dossistemas de gestão não estão preparados para emitir nota fiscal em diversos municípios;
5. Os Sistemas Emissores das prefeituras são diferentes entre si, a emissão é lenta e a experiência do usuário não é boa;
6. Empresas comfiliais ou unidades em vários municípios possuem dificuldade em realizar uma gestão centralizada;
7. Empresas com volumes acima de 100 notas fiscais de serviço por dia possuem dificuldade de liberar seus colaboradores para exercer outras atividades;
8. Dificuldade de extrair relatórios e análises sobre a operação de prestação de serviço;
9. Fazer a gestão de diversas notas fiscais eletrônicas em uma única plataforma;
10. Olhando para o lado das compras: Quando a empresa toma um serviço, muitas possuem dificuldade de capturar a nota recebida do fornecedor e integrar ao seu sistema.

                Considerando esses desafios, muitas empresas buscam um sistema, uma solução ou uma plataforma especialista de Notas Fiscais Eletrônicas de Serviço e vamos te mostrar um pouco disso no último tópico abaixo.

Atualização: Em 2021 surgiu um novo projeto de NFS-e, denominado NFS-e Nacional  que visa unificar o processo de emissão de Notas Fiscais de Serviço em todo país em um único layout, em um único autorizador. Coordenado pela Receita Federal, este projeto tem a pretensão de ser o novo padrão de Notas Fiscais de Serviço no Brasil. Confira aqui nosso artigo sobre a NFS-e Nacional.

Software Especialista em NFS-e

Além do sistema disponibilizado pelas prefeituras (webservice) para a emissão da NFS-e, é possível utilizar um software especialista no assunto. Esta solução se conecta diretamente aos sistemas das secretarias da Fazenda municipais, otimizando a comunicação entre a empresa e o governo.

A solução envia as informações a operação de prestação de serviço para a secretaria do município em questão, enquanto a secretaria valida a transação permitindo que a solução envie ou disponibilize automaticamente os XMLs e PDFs aos destinatários,  o tomador de serviço, ou seja, seu cliente.  

Por isso, pensando em impulsionar seu negócio, a invoiSys criou a invoiSys NFS-e, uma solução especialista para você atender mais de 500 municípios sem se preocupar com as particularidades de cada um. Assim você simplifica seu processo fiscal e foca seu tempo no que realmente importa!

Sem necessidade de investimentos em servidores, banco de dados, localização complicada de XMLs e PDFs ou componentes de terceiros. Nossa Solução Especialista possui pilares que a tornam muito completa e indispensável.

Contamos com:     

• Plataforma para Emissão de NFS-e via Portal ou via API de Integração
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• Armazenamento ilimitado de NFS-es emitidas
• Infraestrutura completa, 100% em nuvem, 0% de instalação e complicação
• Time de Suporte e Manutenção em diversos regimes e criticidades
• Envio automático de XMLs e/ou PDF aos destinatários
• Solução completa para captura e emissão de outras notas fiscais eletrônicas